Calendly: Guida al Software per Automatizzare la Pianificazione di Appuntamenti e Riunioni

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Cos’è Calendly

Meeting, call e riunioni sono un parte importante per la maggior parte dei professionisti e delle aziende, ma possono costituire anche un’attività molto dispensiosa in termini di tempo, specialmente per quanto riguarda la pianificazione, che spesso implica infiniti scambi di email per verificare la disponibilità dei diversi partecipanti. E quando i meeting coinvolgono più persone in fusi orari diversi? Organizzare una semplice call può rappresentare un impegno oneroso in termini di tempo ed energia.

Ed è qui che entra in gioco Calendly (https://calendly.com/), un software di pianificazione di appuntamenti, che si occupa di tutto ciò che riguarda la pianificazione di un appuntamento in modo che tu possa dedicarti a faccende più importanti.

Fondato nel 2013, Calendly si integra con i tuoi calendari e consente di impostare le preferenze per call e riunioni. I membri del team o i potenziali clienti possono quindi pianificare gli incontri con te scegliendo una fascia oraria disponibile che si adatti alle preferenze che hai impostato.

Le versioni a pagamento offrono funzionalità adatte a un team e integrazione con le più popolari app aziendali, come HubSpot, Zoom e Salesforce.

Calendly homepage

Come funziona Calendly

Calendly è un programma adatto a chiunque desideri semplificare il processo di pianificazione delle riunioni, sia con potenziali clienti, sia con membri del team. Calendly si sincronizza con un’ampia varietà di app aziendali popolari, tra cui strumenti che probabilmente già utilizzi.

Calendly offre una vasta gamma di funzionalità (https://calendly.com/why-calendly) messe a punto per semplificare la vita agli utenti. Vediamole insieme.

Possibilità di impostare le preferenze della riunione

Calendly Possibilità di impostare le preferenze della riunione

Con Calendly puoi limitare il numero di call e riunioni al giorno e stabilire quanto tempo impostare tra le stesse. Puoi anche impostare un preavviso minimo di programmazione, in modo da evitare che capitino meeting dell’ultimo minuto.

Quando le persone organizzano incontri con te tramite Calendly, gli orari disponibili riflettono queste preferenze.

Diversi tipi di riunione

Calendly Diversi tipi di riunione

Con Calendly puoi scegliere tra diversi tipi di riunioni per soddisfare varie esigenze. È possibile selezionare riunioni di 15 minuti, 30 minuti e 60 minuti oppure impostare una durata personalizzata.

Consenti alle persone di pianificare un incontro individuale con te o di pianificare un orario con più membri del team contemporaneamente. Puoi anche ospitare più invitati contemporaneamente per webinar e corsi di formazione.

Fuso orario

Organizzare riunioni con persone in fusi orari differenti può rappresentare una vera e propria sfida. Calendly risolve questo problema, rilevando i diversi fusi orari dei partecipanti. Le persone che pianificano riunioni vedranno la tua disponibilità nel proprio fuso orario.

Metriche

Puoi monitorare l’attività di pianificazione delle campagne, il coinvolgimento degli invitati e la partecipazione con le metriche e i rapporti integrati di Calendly.

È possibile accedere a Calendly anche da dispositivi mobili, per controllare le metriche importanti in qualsiasi momento.

Workflows

Calendly Workflows

La nuova funzione di Calendly, Workflows, consente di automatizzare, come avviene nella marketing automation, i messaggi di testo quando vengono prenotate email, promemoria email, email di ringraziamento, sondaggi di feedback e altro ancora. Se ci sono altri flussi di lavoro che desideri aggiungere, Calendly ti consente di crearne di nuovi.

Team functionality

Calendly Team functionality

Calendly ti dà il controllo sulla pianificazione del team con un processo standardizzato e scalabile (https://calendly.com/for-teams). È sicuro, facile da gestire e si integra con gli strumenti preferiti del tuo team, così puoi far lavorare tutti nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Help Center

Calendly Help Center

Il centro assistenza di Calendly offre una serie di utili articoli suddivisi per argomenti. Il sito web include anche blog, video, case studies e un community forum.

Tuttavia, il servizio clienti diretto di Calendly è limitato. Con il piano gratuito, il supporto è disponibile solo via email. Gli utenti Premium e Pro hanno accesso alla chat dal vivo, ma non è disponibile un supporto telefonico.

Benefici di Calendly

Calendly permette di risparmiare tempo nella pianificazione di riunioni, call, webinar e meeting, sia internamente all’azienda che con i potenziali clienti. Le integrazioni con videoconferenze, CRM e altre popolari app aziendali ti aiutano a rimanere organizzato con poco o nessun lavoro da parte tua.

Calendly elimina, di fatto, l’invio di email su fusi orari differenti per verificare la disponibilità dei partecipanti. In sostanza, tu imposti le tue preferenze e Calendly gestisce il resto al posto tuo.

Integrazioni

Calendly Integrazioni

Le integrazioni (https://calendly.com/integration) sono la funzionalità di punta di Calendly, con la possibilità di collegare il tuo software di pianificazione alle app aziendali più diffuse, dai calendari alle videoconferenze ai CRM.

Calendly si integra in modo sicuro con i calendari di Google, Outlook, iCloud e Office 365. Puoi collegare fino a sei calendari e Calendly verifica la disponibilità per assicurarti di non prenotare due volte o avere sovrapposizioni. Calendly si integra direttamente con GoToMeeting e Salesforce e puoi connettere app aggiuntive tramite Zapier.

Puoi anche collegare Zoom al tuo account per le videoconferenze, con i dettagli salvati automaticamente nel tuo evento Calendly.

Calendly crea automaticamente conferenze, aggiunge riunioni al tuo CRM e invia promemoria ai tuoi invitati prima delle riunioni. Se addebiti una commissione per le riunioni, il software accetta pagamenti tramite PayPal e Stripe.

Puoi anche incorporare il link Calendly sul tuo sito web e includerlo nelle campagne di marketing, consentendo una facile pianificazione online per i potenziali clienti.

Opinioni e recensioni su Calendly

Calendly Opinioni e recensioni su Calendly

Riunioni e scambi di e-mail sono i due principali fattori che implicano un enorme spreco di tempo ed energie sul posto di lavoro. Con Calendly puoi renderli entrambi più veloci e facili. Dai un’occhiata a cosa ne pensano gli utenti qui: https://www.g2.com/products/calendly/reviews

Prezzi

Puoi scegliere tra un piano gratuito e tre opzioni a pagamento. Calendly offre diversi piani tariffari (https://calendly.com/pricing), che vanno da zero a $ 12 al mese per utente.

Calendly prezzi

Con il piano gratuito di Calendly, non hai accesso a nessuna delle funzionalità del team e puoi pianificare solo un tipo di evento. Il piano gratuito non include alcuna personalizzazione, come promemoria email personalizzabili o la scelta di una combinazione di colori quando aggiungi Calendly al tuo sito web. Inoltre, il piano gratuito offre un’integrazione limitata. Calendly si integrerà con le app di calendario, ma non si integrerà con Zapier, Zoom, GoToMeeting, Stripe, PayPal, Mailchimp e varie altre applicazioni aziendali.

Per accedere ad alcune delle funzionalità più importanti di Calendly, occorre eseguire l’upgrade a Premium per $ 8 al mese o Pro per $ 12 al mese. Queste tariffe vengono addebitate per utente, non per team. Quando selezioni il tuo piano, puoi scegliere di essere effettuare i pagamenti mensilmente o annualmente.

Il piano Premium non si integra con Salesforce, HubSpot, Mailchimp, Stripe, PayPal o Google Analytics, ma si integra con Zapier, Zoom e GoToMeeting. Altre funzionalità esclusive del piano Pro includono le notifiche SMS, la possibilità di reindirizzare i clienti al tuo sito dopo aver pianificato una riunione e la personalizzazione del colore. Con entrambi i piani a pagamento, puoi rimuovere il marchio Calendly e caricare il tuo logo.

C’è poi il piano Enterprise, con funzionalità e prezzo da stabilire contattando direttamente il team di Calendly.

Puoi optare per una prova gratuita di 14 giorni. Una volta scaduto il periodo di prova, passerai automaticamente al piano gratuito, a meno che tu scelga di eseguire l’upgrade: https://calendly.com/

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